Thu thập, chuẩn hóa và đối chiếu dữ liệu trước khi con người quyết định.
Hỗ trợ bộ phận Tài chính - Kế toán chuẩn hóa số liệu đơn hàng, kiểm tra hạn mức công nợ tự động và gom chứng từ đầy đủ để nhân sự phê duyệt an toàn.
Tại sao việc đối soát dữ liệu thường gây áp lực lớn cho Kế toán?
Khi đơn hàng và chứng từ gửi về qua nhiều kênh chat không có cấu trúc chuẩn, kế toán phải tốn hàng giờ kiểm tra thủ công từng con số.
Dữ liệu giao dịch từ Sales gửi sang thiếu sót, gõ vội
Đơn hàng từ các kênh chat gửi sang kế toán thường thiếu thông tin mã số thuế, địa chỉ xuất hóa đơn hoặc ghi chú thanh toán không rõ ràng.
Áp lực đối soát số liệu và kiểm tra công nợ cuối tháng
Hàng trăm giao dịch mua bán, thanh toán tạm ứng và công nợ đại lý phải đối soát thủ công qua nhiều file bảng tính riêng lẻ.
Chứng từ thanh toán chuyển khoản gửi qua chat phân tán
Ảnh chụp ủy nhiệm chi, biên lai chuyển tiền nằm rải rác trong nhiều nhóm chat Zalo của từng nhân viên kinh doanh.
Nguy cơ xuất hàng khi đại lý đã vượt hạn mức nợ
Khi không có công cụ đối soát tự động theo thời gian thực, đơn hàng của đại lý có nợ quá hạn vẫn có thể bị xuất kho.
Chuẩn hóa số liệu, kiểm soát hạn mức nợ an toàn.
Tách bạch hoàn toàn giữa việc thu thập dữ liệu tự động và quyền ra quyết định tài chính của con người.
Thu thập & Chuẩn hóa dữ liệu giao dịch
Tự động trích xuất đầy đủ thông tin: Mã khách hàng, mã SKU, số lượng, đơn giá, thuế VAT và thông tin xuất hóa đơn từ tin nhắn hội thoại.
- Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào theo cấu trúc chuẩn
- Tự động tính thuế VAT và tổng tiền tất định
- Phát hiện ngay các đơn hàng thiếu thông tin xuất VAT
Đối chiếu chính sách thanh toán & Công nợ
Hệ thống đối soát tự động điều khoản thanh toán (công nợ 30/45 ngày, ký gửi, thanh toán ngay, COD) theo từng hồ sơ đối tác trong cơ sở dữ liệu.
- Kiểm tra hạn mức nợ khả dụng trước khi xuất hàng
- Cảnh báo khi đối tác có hóa đơn quá hạn
- Tuyệt đối không để AI tự quyết định thay đổi hạn mức
Gom chứng từ & Chuẩn bị bảng kê cho Kế toán
Tự động gom ảnh chụp ủy nhiệm chi, hóa đơn và biên lai giao nhận theo từng mã đơn hàng để kế toán dễ dàng đối soát.
- Tập trung toàn bộ chứng từ vào một hồ sơ duy nhất
- Hỗ trợ kế toán sao chép/nhập dữ liệu vào phần mềm
- Tiết kiệm 70% thời gian tìm kiếm chứng từ
Cổng phê duyệt ngoại lệ tài chính có kiểm soát
Mọi đề xuất chiết khấu đặc biệt hoặc gia hạn nợ bắt buộc phải qua cổng phê duyệt của Kế toán trưởng hoặc Giám đốc tài chính.
- Quyền quyết định tài chính 100% thuộc về con người
- Minh bạch căn cứ và người ký duyệt
- Lưu nhật ký kiểm toán phục vụ thanh tra nội bộ
Từ chứng từ giao dịch đến quyết định phê duyệt chuẩn xác.
Mọi phép tính tiền đều do Rules Engine thực thi tất định, loại bỏ 100% rủi ro ảo giác số liệu.
Thu nhận thông tin đơn hàng & Chứng từ
AI tiếp nhận tin nhắn đặt hàng, bóc tách thực thể và gom ảnh chứng từ chuyển tiền từ kênh giao tiếp.
Đơn hàng: #DH-1052 · Tổng tiền: 45.000.000đ · Kèm ảnh UNC ngân hàngRules Engine tính toán & Đối soát công nợ
Hệ thống tính thuế VAT tất định, đối chiếu hạn mức nợ của đối tác trong cơ sở dữ liệu (Source of Truth).
Tiền hàng: 40.909k · Thuế VAT 10%: 4.091k · Hạn mức nợ hiện tại: Đạt tiêu chuẩnKế toán kiểm tra chứng từ & Phê duyệt ghi nhận
Kế toán viên kiểm tra tiền về tài khoản, xác nhận chứng từ hợp lệ trên giao diện Hàng việc.
Kế toán xác nhận: Đã nhận chuyển khoản đủ · Ký duyệt xuất hóa đơn điện tửGhi nhật ký kiểm toán & Chuyển luồng vận hành
Hệ thống lưu vết toàn bộ hồ sơ giao dịch và thông báo cho bộ phận Kho tiến hành xuất hàng.
Đã lưu Audit Log giao dịch · Chuyển lệnh xuất kho hợp lệHệ thống không tự động ghi sổ kế toán hay tự duyệt thanh toán. Toàn bộ thao tác đều được chuẩn bị sẵn sàng để Kế toán viên kiểm tra và xác nhận.
Câu hỏi thường gặp
Những điều doanh nghiệp cần biết trước khi triển khai và vận hành.
Hệ thống AI có tự động duyệt chi hoặc tự động chuyển tiền ngân hàng không?
Tuyệt đối không. Nexagnet tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc quản trị rủi ro tài chính: AI chỉ hỗ trợ thu thập, chuẩn hóa, đối chiếu dữ liệu và phát hiện thiếu sót. Toàn bộ quyền quyết định tài chính, duyệt chi, thay đổi hạn mức nợ hay xuất hóa đơn chính thức 100% do con người kiểm tra và thực hiện.
Làm thế nào để cập nhật chính sách công nợ hoặc biểu thuế VAT mới?
Quản trị viên hoặc Kế toán trưởng có thể cập nhật trực tiếp chính sách trên Bảng điều khiển quản trị (Admin Panel). Rules Engine sẽ ngay lập tức áp dụng biểu quy tắc mới một cách chính xác mà không có sai số.
Đưa AI vào vận hành —
theo cách có kiểm soát.
Đăng ký buổi trao đổi giải pháp trực tiếp 1-1. Đội ngũ chuyên gia nexagnet sẽ cùng bạn phân tích luồng công việc hiện tại và thiết kế lộ trình tự động hóa phù hợp nhất.